寫英文Email總是不知道該從何寫起嗎？那你可以先按照下面的流程先想一想：

 
 
然後我們再用一篇Email範文來說明如何將上述的流程套用進Email的架構中：

 
 

寫信對象是誰決定了信中的招呼語是正式嚴謹，還是輕鬆愉快，如範文中的寫信對象是「提供貨品的廠商」，窗口是前期訂購貨品時就有互動的人員Amber，那麼招呼語就可以簡單寫「Hi Amber,」。
 
 

本封Email的主題是要請求退貨，是比較嚴肅的內容，若直接切入主題可能不太禮貌，因此就需要開場白先鋪陳一下，如範文中的「Thanks to your prompt response and supply…」，就是在請求退貨之前，先感謝對方前期作業的良好溝通和供貨。若Email的內容不會冒犯到對方，則可不用寫開場白，直接講重點即可。
 
 

寄信目的是Email的核心內容，希望對方接收到什麼訊息，在這部分一定要寫清楚，如範文中的「Unfortunately, we are having a problem with it as well, and it was returned by our customer.」，就是向對方說明貨品有瑕疵，進而請求退貨。
 
 

若寄信目的需要別的資料來支撐，或是希望對方後續可以提供的資訊、進行的動作等，都可以接著再詳述，如範文中的「The product is not functioning properly, and we’ll need to have them returned to you for further examination.」，就是希望對方可以進一步檢查這批貨品，並告知如何處理。
 
 

通常會以感謝對方、靜候對方回信等語句來作為Email的結束，如範文中就用一句「Thank you.」簡單作結。
 
 

一定要讓對方知道是誰寫的，並加上祝福語，如範文中的「Best regards,
Malvin」。若對方不知道你是誰，也可以加上職稱或單位名稱。
 
 
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