其實寫一封好的英文Email並不難，它的架構就像一個大漢堡，上下都是麵包，也就是Email開頭的「引言Introduction」和結尾的「結語Closing」，它們內容相似，相對來說也較不會放入重點。而漢堡中間餡料的「主體文Body」，則要盡量濃縮精華，將重點簡單扼要地表達陳述。只要寫好上述的三大部分，就是一篇吸睛的商業英文Email了！
 

 
 
這邊來看一篇Email寫作範例：



 

 
 

包含稱呼語、寒暄、說明目的、點出主題。如：
⏺︎   Hi, / Hello, / Dear... 致……
⏺︎   How are you ? / How are you doing? 你好嗎？
⏺︎   Hope all is well with you. 希望一切安好。
⏺︎   Thank you for... 對……表示感謝
 
隨著全球化的趨勢，透過郵件的溝通與商業聯絡變得愈來愈口語化且不拘小節。常常我們會看到郵件開頭以「Hi」或「Dear」來開場，或不加姓氏直接稱呼名字與逗點。引言愈親切愈好，拉近彼此距離，也讓未來業務更順暢。
 
 

將寄Email的目的和想傳達的資訊，簡單扼要地直接撰寫出來即可，千萬不要拐彎抹角，或寫太多冗言贅字。若要傳遞的資訊真的很多，可以適度地分段，或是條列式說明。以下為一些常見的商業Email主題內容：
⏺︎   Giving news 好消息或壞消息
⏺︎   Request 請求
⏺︎   Apologies 道歉
⏺︎   Opinion 提供意見
⏺︎   Arranging a meeting 安排會議
⏺︎   Negotiating 商討
⏺︎   Checking understanding 確認理解
⏺︎   Information 資訊提供
⏺︎   Attachment 附件
 
 

在商業上，我們都希望未來有更多連結及合作。因此在結語我們會用肯定及展望未來的寫法，不管這封郵件談的是好事壞事，是要求是感謝還是道歉，我們仍舊樂觀地希望未來有更多的合作與往來並繼續彼此的合作關係：
⏺︎   Looking forward to... 期待……
⏺︎   Thank you for... 表達……的感謝
⏺︎   Please let me know... 希望能讓我知道（對方的回覆）
 
 
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